Option stocke toutes les informations créées et manipulées au sein de ses différents éditeurs dans une base de données Microsoft Access 2003. Il existe une base de données pour chaque étude que vous menez. Les bénéfices d’une base de données sont nombreux :

• Partage de l’information entre tous les éditeurs.
  
  
• Interrogation facilitée à partir d’applications externes.
  
  
• Concentration des informations dans un unique fichier (format .mdb de Microsoft) facilitant les sauvegardes.
  
  
• Mise dans un espace commun, la base est partagée – travail à plusieurs possible (verrouillage automatique des informations manipulées).
  
  
• Usage possible simultanément de 2 bases de données ou plus car nous sommes en présence de base de données se manipulant comme un fichier Microsoft Windows.

Il existe quelques contreparties :

• Toute modification dans un éditeur est automatiquement enregistrée – il n’existe pas de menu Fichier/Enregistrer.
  
  
• Travailler sur une base de données à partir d’un éditeur peut vous empêcher de travailler sur cette même base à partir d’un autre éditeur – vous ne pouvez alors que consulter. Ceci est nécessaire car 2 éditeurs peuvent manipuler les mêmes données.
  
  
• La fonction « Défaire » plus connue sous le nom « Undo » n’a pas été implémentée – pas irréalisable mais rendue difficile à développer.

Cette base de données se crée lors de la première manipulation dans un des éditeurs suivants au travers du menu Fichier/Nouveau… :

• Arbre fonctionnel, Logigramme et Diagramme d’enchaînement. Ces éditeurs peuvent manipuler plusieurs réalisations au sein d’une même base de données.
  

• Organigramme, Diagramme de modules, Base documentaire et Glossaire – réalisation unique.
  

Cette première phase de création de la base de données est relativement transparente pour l’utilisateur (simple copie d’un fichier). Par la suite, il suffit de sélectionner au préalable la base de données – sélectionnée automatiquement par l’éditeur si une réalisation est déjà ouverte ou accessible depuis la « combo box » :

Le menu « Fichier/Enregistrer » n’existe pas, mais vous avez à votre disposition 2 menus que vous n’avez pas l’habitude de manipuler :

• « Fichier/Dupliquer… » apparaît si une réalisation est ouverte. Elle remplace le « Enregistrer sous … » que vous connaissez mieux. « Dupliquer » car vous partez d’une réalisation qui est automatiquement enregistrée - une duplication que vous effectuez vers une autre base de données (en respectant l’unicité de la réalisation d’un organigramme, d’un diagramme de module, d’une base documentaire et d’un organigramme) ou vers la même base de données (pour l’arbre fonctionnel, le logigramme et le diagramme d’enchaînement).
  
  
• « Fichier/Détruire… » afin de détruire une réalisation. En effet, au sein du système de fichiers de Microsoft Windows, vous ne pouvez manipuler que le fichier de la base de données (*.mdb). Si vous voulez détruire une réalisation, vous êtes obligé de passer par l’éditeur qui le manipule.

Les autres menus de « Fichier » sont à découvrir – gestion/exploitation de la réalisation ouverte.