Option manipule une base de données. Bien qu’Option propose des éditeurs à usage collaboratif (plusieurs personnes autour d’une même table de réunion et un rétroprojecteur mais avec une seule personne manipulant Option donc une seule base de données Option), Option propose un outil permettant d’unifier la cogitation de plusieurs personnes isolées car il n’y rien de moins évident que d’injecter dans une base de données des données d’une autre base même en connaissant sa structure (ce serait de toute façon la porte ouverte pour endommager la base).

Comment procéder ?

Vous créez une base Option. Pour faciliter la réplication à venir, vous identifiez les principaux acteurs qui devront intervenir dans les logigrammes – 3 possibilités :

• Vous créez un premier logigramme, augmentez au max le nombre de lignes et identifiez les acteurs de tout type (renouvelez autant de fois que nécessaire l’opération) – aucune tâche n’est créée. Nous rappelons qu’un logigramme comporte au maximum 40 lignes – vous pouvez donc identifier 40 acteurs par logigramme.
  
  
• Vous souhaitez utiliser principalement des acteurs de type : entité, poste ou rôle. Nous vous recommandons de créer le seul organigramme de la base et d’identifier tous vos acteurs.
  
  
• Vous pouvez créer le diagramme de modules pour identifier tous les acteurs de type outil.

Identifiez cette base comme base principale à partir du nom du fichier de la base de données. A partir de cette base, faites une duplication par utilisateur isolé et renommez le fichier en précisant le nom de cet utilisateur. Si un des utilisateurs est le responsable du projet ou l’utilisateur le plus important, vous pouvez lui distribuer la base principale. Distribuez les bases et quelques règles de fonctionnement :

• Avant de créer un acteur, vérifiez qu’il n’est pas déjà identifié.
  
  
• Modifiez au minimum les acteurs précédemment créés – cette tâche est dévouée au responsable du projet (comme la destruction d’ailleurs).
  
  
• Appliquez toutes les autres règles précédemment citées notamment les règles de nommage.

Répliquez maintenant après avoir récupéré toutes les bases. Demandez à tous vos utilisateurs d’arrêter de travailler sur la base Option en leur possession. Prenez votre base principale – elle est la base réceptrice pour l’outil Réplication. Si vous savez établir un ordre de priorité parmi vos utilisateurs, commencez par l’utilisateur le moins important car si 2 utilisateurs ont modifié le même logigramme, c’est la dernière réplication qui reste au sein de la base principale. La base de l’utilisateur est identifiée base émettrice dans l’outil Réplication. Exécutez la réplication dans cet ordre :

• Les acteurs (Acteur, Entité, Rôle, Poste et Outil)
  
  
• Les arbres fonctionnels, les diagrammes d’enchaînement et les logigrammes
  
  
• Les données attachées ou descriptives
  
  
• Les termes

Nota : Ne sont pas pris en charge la structure documentaire et ses éléments documentaires, le diagramme de modules (les outils le sont) et l’organigramme (les entités, les rôles et les postes le sont).

Identifiez en premier lieu pour chaque donnée ayant le statut « A déterminer » l’action que vous devez appliquer :

• A créer
  
  
• A modifier – vous devez alors déterminer la donnée de référence que vous souhaitez modifier
  
  
• A détruire
  
  
• A synchroniser (état généré automatiquement – l’outil a retrouvé pour vous la donnée de référence à modifier)
  
  
• Ignorer (afin de ne pas donner de suite pour cette donnée)

Puis pour chaque donnée, vous appliquez l’action « à créer », « à modifier », « à détruire » ou « à synchroniser ». Vous pouvez procéder ainsi :

• Pour chaque famille de donnée, vous déterminez l’ensemble des actions à effectuer.
  
  
• Puis vous effectuez l’ensemble des actions une fois que vous avez déterminez toutes les actions.
  
  
• Passez à la famille suivante en respectant l’ordre précédemment cité.

Si vous quittez l’outil Réplication en laissant des données avec des actions à effectuer, lors de la reprise de l’outil, il vous demande si vous souhaitez reprendre la trace précédente afin de reprendre votre travail.

Une fois que toutes les réplications sont effectuées, vous reprenez le processus (duplication de la base principale) et ainsi de suite.